سند مالکیت یکی از آثار حقوقی مربوط به ثبت املاک می باشد، در صورت گم شدن و یا از بین رفتن سند مالکیت در صورت وجود شرایطی امکان دریافت سند مالکیت المثنی برای افراد وجود دارد. اگر سند مالکیت از بین برود، به طور مثال دچار حریق شود و اثری از آن باقی نماند یا مفقود شود مالک می تواند از اداره ثبت محل وقوع ملک، تقاضای صدور سند مالکیت المثنی کند.

طبق قانون سند مالکیت المثنی در صورت مفقودی و به سرقت رفتن و یا از بین رفتن تمام و یا جزئی از آن و همچنین اگر سند نزد فرد دیگری بوده و پس گرفتن آن حتی از طریق مراجع قضایی امکان‌پذیر نباشد، صادر میگردد.نمونه متن آگهی مفقودی ادر این مواقع مالک سند می بایست دلیل از بین رفتن، مفقود شدن و یا به سرقت رفتن سند مالکیت خود را به ‌صورت کتبی اعلام کند و استشهادیه‌ای به امضای حداقل۳ نفر که امضای آنها از طرف یکی از دفاتر اسناد رسمی گواهی شده باشد، به اداره ثبت تحویل بدهد.

مراحل کلی اخذ سند مالکیت المثنی

دریافت دو برگ استشهادیه از حسابداری اداره ثبت
تکمیل کردن فرم استشهادیه محلی
مراجعه به یکی از دفاتر اسناد رسمی به منظور گواهی امضاء در زیر استشهادیه
مراجعه کردن به اداره ثبت و ارائه درخواست و استشهادیه و پرداخت کردن هزینه انتشار آگهی
 

بعد از طی کردن مراحل ذکر شده و ارائه دادن تقاضانامه کتبی به پیوست استشهادیه، اداره ثبت، اقدام به ثبت موضوع در دفتر املاک می‌نماید و از طریق بخشنامه به دفاتر اسناد رسمی اعلام میکند و ظرف مدت یک هفته با دریافت هزینه های لازم، مفقودی سند در یک نوبت پس از ارسال آگهی به اداره کل ارشاد اسلامی محل در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار یا یکی از روزنامه‌هایی که آگهی‌های ثبتی در آن چاپ می‌شود، اعلام می‌گردد.

پس از آن پرونده جهت ضبط و اعلام وقت مراجعه بعدی به شعبه بایگانی به متقاضی ارسال میشود. سپس متقاضی جهت پیگیری در زمان تعیین شده به اداره ثبت مراجعه میکند.

پس انجام بررسی های لازم و صدور گواهی دفتر بازداشتی مبنی بر بازداشت یا عدم آن در صورتی که پس از تاریخ انتشار آگهی تا ۱۰ روز اعتراضی وارد نشود، سند مالکیت المثنی صادر می‌گردد.

مواردی که در روزنامه منتشر میشود:

 نام و نام خانوادگی مالک سند
 آدرس محل وقوع ملک و شماره پلاک ثبتی
 خلاصه ای از ادعای چگونگی از بین رفتن یا گم شدن سند مالکیت
معاملاتی که درباره سند ثبتی و اظهار مالک در سند مالکیت نوشته شده است
 اگر کسی درباره آگهی قراردادی منعقد شده اعتراضی داشته باشد و یا اینکه سند مالکیت نزد او باشد، می تواند ظرف مدت ۱۰ روز از تاریخ نشر آگهی به اداره ثبت محل مراجعه کند و با ارائه اصل سند مالکیت، اعتراض خود را اعلام کند.
اگر در مهلت مقرر اعتراضی صورت نگیرد و یا اعتراض صورت گرفته بدون ارائه سند مالکیت باشد، اعتراض فاقد اثر بوده و سند مالکیت المثنی طبق مقررات برای متقاضی صادر می شود

ابطال سند مالکیت المثنی

 اگر سند مالکیت قبلی پیدا شد و مالک به اداره ثبت اعلام کتبی کند و همچنین اگر با سند المثنی معامله‌ای صورت نپذیرفته باشد، سند مالکیت المثنی باطل میشود.

در صورتی که با سند مالکیت المثنی معامله‌ای انجام گرفته باشد، سند مالکیت اصلی دریافت میشود و بعد از آن باطل میگردد و در پرونده ضبط میشود.

متن ماده مربوط به سند المثنی

ماده ١٢٠‏: در مواردی که مالک به علت از بین رفتن یا گم شدن سند مالکیت، تقاضای صدور المثنای سند مالکیت می نماید، بایستی طریق از بین رفتن یا گم شدن سند را کتبی به اداره ثبت محل اعلام و استشهادیه ای (که نمونه آن را سازمان ثبت اسناد و املاک کشور چاپ نموده، دو برگ برای تنظیم و تکمیل به درخواست کننده داده می شود.) مبنی بر شهادت و اظهار اطلاع حداقل سه نفر که هویت و امضای آنها به گواهی یک نفر از شهود مذکور رسیده و هویت و امضای نامبرده به گواهی نیروی انتظامی محل یا یکی از دفاتر اسناد رسمی رسیده باشد، ضمیمه نماید.

اداره ثبت پس از وصول درخواست نامه و برگ استشهاد باید نخست آن را ثبت و در دفتر املاک منعکس کند و سپس مراتب را طی بخش نامه ای به دفاتر اسناد رسمی اعلام کند و در محل هایی که از رایانه استفاده می شود، صدور بخش نامه مزبور ضرورت نداشته و بایستی موضوع را به متصدی رایانه ابلاغ نمایند و پس از آن به هزینه درخواست کننده، مراتب را یک نوبت در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار یا یکی از روزنامه هایی که آگهی های ثبتی در آن درج می شود، آگهی کند.

در صورتی که تا ده روز از تاریخ انتشار آگهی، اعتراضی نرسیده یا در صورت اعتراض اصل سند مالکیت یا سند معامله ارائه نشده باشد، اداره ثبت به صدور المثنی سند مالکیت اقدام خواهد نمود و در مواردی هم که مندرجات صفحه یا صفحات سند مالکیت مفقود گردیده، می بایست المثنی صادر گردد.

سند مالکیت المثنی حاوی کلیه مندرجات سند مفقودی است. (ذکر اسناد شرطی و رهنی که فسخ و یا فک شده ضرورتی ندارد) در آگهی که در روزنامه منتشر می شود. نمونه متن آگهی مفقودی اسناد مالکیت باید مطالب زیر قید شود:

نام و نام خانوادگی مالک
شماره پلاک و بخش و محل وقوع ملک
خلاصه ادعای از بین رفتن یا گم شدن سند مالکیت
معاملاتی که به حکایت سوابق ثبتی و اظهار مالک مستند به سند رسمی در سند مالکیت نوشته شده است
تذکر به این که هر کس نسبت به ملک مورد آگهی معامله ای کرده که در قسمت چهارم ذکر نشده یا مدعی وجود سند مالکیت نزد خود می باشد، باید تا ده روز پس از انتشار آگهی به ثبث محل مراجعه و اعتراض خود را ضمن ارائه اصل سند مالکیت یا سند معامله تسلیم نماید و اگر ظرف مهلت مقرر اعتراضی نرسد و یا در صورت اعتراض اصل سند مالکیت یا سند معامله ارائه نشود اداره ثبت المثنای سند مالکیت را طبق مقررات صادر و به متقاضی تسلیم خواهد کرد.
(در صورت ارائه سند مالکیت یا سند معامله، صورت مجلس مبنی بر وجود آن نزد معترض در دو نسخه تنظیم و یک نسخه آن به متقاضی المثنی تسلیم و اصل سند به ارائه دهنده مسترد می شود).

در صورتیکه در آگهی مذکور اشتباهی رخ دهد تشخیص اشتباه و صدور دستور رفع اشتباه به عهده مسئول اداره کل ثبت اسناد و املاک استان مربوط خواهد بود. (اصلاحی ۱۸/۱۱/۱۳۸۰‏)

نمونه فرم درخواست سند مالکیت المثنی

ریاست محترم اداره ثبت …………………

احتراماً نظر به اینکه سند مالکیت پلاک …………. متعلق به اینجانب به دلیل……………. مفقود گردیده علی‌هذا با تقدیم فرم لازم خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به صدور سند مالکیت المثنی اقدام گردد.

نام و امضاء مالک

مدارک مالکیت جزو مدارک با ارزشی محسوب میشوند که گم شدن آنها به منزله ابطال آنها می باشد.  در صورتی که مدارکتان مفقود و یا سرقت شده است می بایست نسبت به ثبت و چاپ اگهی مفقودی آن در روزنامه کثیرالانتشار اقدام شود.